Czy regularnie dbasz o bezpieczeństwo danych i bezpieczny proces przetwarzania w swojej firmie?
Jeśli tak, ten artykuł przygotowaliśmy właśnie z myślą o Tobie.
Jeśli nie, to ten artykuł przygotowaliśmy szczególnie z myślą o Tobie i bezpieczeństwie Twoich danych w Twojej firmie.
Niezależnie od tego czy Twoja odpowiedź brzmiała „tak” lub „nie”, z tego artykułu dowiesz się dlaczego w ogóle warto klasyfikować dane w obrębie firmy, jakie ma znaczenie klasyfikacja danych, a przede wszystkim jakie korzyści ze sobą niesie.
Zacznij od DLACZEGO
To tytułowe pytanie bestsellera, którego autorem jest Simon Sinek. Dlaczego warto rozważyć klasyfikację danych w firmie, oczywiście jeśli jeszcze tego nie robisz? Jeśli słyszałeś_aś kiedykolwiek o RODO (a powinno się coś obić o uszy), to wszelkie procedury związane z klasyfikacją danych w firmie wiążą się przede wszystkim z jego wdrażaniem oraz dbaniem o bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
Pojawia się zatem pierwsza odpowiedź na DLACZEGO:
Dzięki klasyfikacji danych, ich administrator (np.: Twoja firma) jest w stanie bez większego wysiłku wskazać miejsce ich przechowywania, w tym również zależnie od stopnia ich poufności.
Świadome działania to świadomi pracownicy
W dzisiejszym świecie nie jest tak, że za bezpieczeństwo w sieci odpowiadają jedynie firmy jako „podmioty”. Odpowiedzialność ponoszą również pracownicy firm. Dlatego też edukowanie w obszarze klasyfikacji danych powinno mieć ogromne znaczenie jeśli chodzi o szeroko rozumianą politykę bezpieczeństwa firmy. To kolejny argument za wprowadzeniem systemu klasyfikacji danych w przedsiębiorstwach czy instytucjach.
Pamiętaj, że politykę bezpieczeństwa firmy możesz bez problemu „skodyfikować” i zapisać w dostępnym dla wszystkich pracowników miejscu. Kluczem jest, aby wszelkiego rodzaju zapisy czy praktyki znalazły swoje odzwierciedlenie w świadomym działaniu Twojego zespołu w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Pytanie: JAK wdrożyć klasyfikację danych, by czerpać z tego korzyści?
Jeśli zastanawiasz się czy klasyfikacja danych skupia się wyłącznie na obszarze zabezpieczeń firmy, to odpowiedź po naszej stronie brzmi jednoznacznie: NIE. Klasyfikowanie danych tyczy się również procesów związanych stricte z usprawnieniem działań wewnątrz przedsiębiorstwa. Mamy tu na myśli efektywność działania związanego z odnajdywaniem, przechowywaniem oraz organizowaniem danych, w tym również tych nadmiarowych. Z pomocą przychodzi właśnie klasyfikacja danych, która nie skupia się wyłącznie na poziomie ich wrażliwości, ale również określa ich treść.
Zatem jeśli zależy Ci na połączeniu aspektów bezpieczeństwa oraz usprawnienia procesów związanych z przetwarzaniem danych w obrębie firmy, to ich klasyfikacja może okazać się jednym z lepszych rozwiązań, jakie Twoja firma zyska w najbliższym czasie. Najściślej ujmując - jeśli znasz przeznaczenie danych, pozwoli Ci to w krótszym czasie ustalić ich wrażliwość, połączyć ze sposobem ich przetwarzania oraz mechanizmami ochrony, a to z kolei znacząco usprawni cały proces w Twojej firmie.
Usprawnienie to wygoda użytkownika końcowego
Zostając przy korzyściach wprowadzenia klasyfikacji danych w Twojej firmie nie można zapomnieć o użytkowniku końcowym, bo właśnie to rozwiązanie pomoże zautomatyzować i usprawnić wiele procesów po jego stronie. „Zdejmując” wiele dodatkowych zadań z barków Twojego zespołu odpowiedzialnego za bezpieczeństwo informacji, jednocześnie uszczelniasz system oraz efektywność jego działania. To z kolei korzyść dla Ciebie, Twojej firmy, a przede wszystkim, członków Twojego zespołu.
Znaczenie klasyfikacji danych i raportowania w obrębie firmy
Danych przybywa i będzie przybywać. To fakt, a trendom warto wychodzić naprzeciw. Aby Twoja firma była stale na bieżąco z przetwarzaniem danych potrzeba lepszych rozwiązań klasyfikujących, raportujących, a jednocześnie sprawujących kontrolę i bieżący nadzór. Największą korzyścią, jaką naszym zdaniem przedsiębiorstwa mogą odczuć, to stałe monitorowanie zgodności firmy z przepisami. To z kolei pozwoli połączyć działania „zewnętrzne” firmy z jej wewnętrznymi procedurami w zakresie świadomego i bezpiecznego funkcjonowania.
Polityka bezpieczeństwa danych, w tym narzędzia wspierające realizację sprawdzonych procedur nie rozwiążą jednak wszystkich problemów. Warto pomyśleć również o tym, by polityka bezpieczeństwa i konkretne procedury zostały przez wszystkich zrozumiane i wdrożone we właściwy sposób, a narzędzia z których korzystają Twoi pracownicy były możliwie najskuteczniejsze.
Z pomocą GREENmod
Czym jest GREENmod? Naszym zdaniem to jedno z najlepszych dostępnych rozwiązań do klasyfikacji dokumentów oraz poczty elektronicznej.
GREENmod wymusza klasyfikację tworzonego dokumentu przed jego zapisem na dysku komputera lub wysyłką maila. Rozwiązania bezpieczeństwa umożliwiają odczyt oraz interpretację treści nagłówków maili oraz metadanych plików, w tym atrybutów dokumentów, takich jak: autor, rodzaj pliku oraz jego lokalizacja.
Co daje integracja z systemem GREENmod? Przede wszystkim zapewni Ci precyzyjne określenie przetwarzanych danych. Dodatkowo rozwiązanie zapewnia zastosowanie odpowiednich procedur ochrony jeśli chodzi o pliki oraz pocztę elektroniczną.
Czy zatem warto klasyfikować dane?
Tworząc spójne środowisko, dzięki któremu Twoja firma oraz Twój zespół podniosą efektywność swojego działania oraz zrealizują cele związane z bezpieczeństwem, naszym zdaniem nie tyle warto, co trzeba klasyfikować dane.